Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã là nhân tố quan trọng trong quá trình triển khai và thực hiện nhiệm vụ. Vì vậy, để đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện thực hiện nhiệm vụ, Luật Hộ tịch đã quy định: Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã phải có trình độ từ trung cấp luật trở lên và đã được bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch; có chữ viết rõ ràng và trình độ tin học phù hợp theo yêu cầu công việc. Ngoài ra, tại khoản 1, 2 Điều 8 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định về việc tuyển dụng, bố trí, bồi dưỡng công chức làm công tác hộ tịch, cụ thể:
“1. Từ ngày 01 tháng 01 năm 2016, người có thẩm quyền chỉ được bố trí, tuyển dụng mới người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật Hộ tịch làm công tác hộ tịch.
2. Căn cứ vào số lượng cán bộ, công chức cấp xã do Chính phủ quy định, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) ưu tiên bố trí công chức tư pháp - hộ tịch làm công tác hộ tịch chuyên trách tại các xã, phường, thị trấn là đơn vị hành chính cấp xã loại 1, loại 2 có đông dân cư, số lượng công việc hộ tịch nhiều”.
Thực hiện chỉ đạo của Chính phủ, ngày 05/8/2021, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 18/2021/QĐ-UBND quy định về bố trí số lượng cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Gia Lai, theo đó mỗi chức danh công chức xã, phường, thị trấn được bố trí 01 người, được bố trí tăng thêm từ 01 người trở lên đối với các chức danh công chức xã, phường trong đó có chức danh công chức tư pháp - hộ tịch.
Thực tế hiện nay, số lượng công chức tư pháp - hộ tịch ở một số địa phương còn hạn chế. Theo kết quả rà soát, tổng hợp số lượng công chức giữ chức danh tư pháp - hộ tịch xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh tính đến ngày 31/10/2021 có 57 đơn vị cấp xã chỉ bố trí được 01 công chức tư pháp - hộ tịch. Trong khi đó, công chức tư pháp - hộ tịch ngoài thực hiện nhiệm vụ tham mưu đăng ký và quản lý hộ tịch thì còn thực hiện 11 đầu công việc khác như: kiểm tra, theo dõi tình hình thi hành pháp luật; tổ chức thực hiện công tác phổ biến, giáo dục pháp luật, hòa giải ở cơ sở, tiếp cận pháp luật; nuôi con nuôi, chứng thực; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính và phối hợp với cơ quan thi hành án dân sự trong thi hành án dân sự, thi hành án hành chính; báo cáo thống kê và tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ khác về công tác tư pháp tại địa phương theo quy định của pháp luật[1]. Do đó, chất lượng và thời gian thực hiện công việc chưa đảm bảo, bản thân công chức tư pháp - hộ tịch không có thời gian để nghiên cứu chuyên sâu, bồi dưỡng nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu công việc.
Bên cạnh đó, ở một số địa phương công chức tư pháp - hộ tịch còn ít kinh nghiệm, chuyên môn, nghiệp vụ chưa vững, lại thường xuyên được điều động, chuyển đổi vị trí công tác làm ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Đây cũng là áp lực cho cơ quan nhà nước trong việc giải quyết yêu cầu của người dân, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn và phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan.
Công chức tư pháp - hộ tịch là nhân tố quan trọng, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước và Nhân dân, là cơ sở để đánh giá toàn diện quá trình tổ chức triển khai các hoạt động. Do đó cần có sự quan tâm, phát triển kịp thời đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch trong thời gian tới. Trước hết, khi bố trí, tuyển dụng công chức tư pháp - hộ tịch phải đảm bảo việc bố trí, tuyển dụng người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật Hộ tịch làm công tác hộ tịch, tránh tình trạng sau khi bố trí, tuyển dụng phải đào tạo, bồi dưỡng để bổ sung đủ tiêu chuẩn gây mất thời gian, tốn kém kinh phí. Hai là, quan tâm bố trí đủ số lượng công chức tư pháp - hộ tịch đảm bảo thực hiện tốt các đầu nhiệm vụ được giao, đảm bảo nhiệm vụ của cơ quan nhà nước và nâng cao mức độ hài lòng của người dân địa phương. Ba là, tạo điều kiện thuận lợi luân phiên cho công chức tư pháp - hộ tịch được đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng công việc. Bốn là, cần quan tâm, đảm bảo thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách theo quy định pháp luật cho công chức tư pháp - hộ tịch ổn định đời sống, an tâm công tác. Năm là, phân công công việc hợp lý, đúng nhiệm vụ._/.