Thực trạng triển khai dịch vụ công chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên cổng dịch vụ công quốc gia

07/06/2022
Sự phát triển nhanh chóng và tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư lan rộng trên mọi lĩnh vực đã thúc đẩy chương trình cải cách nền hành chính của nước ta. Trên cơ sở ứng dụng công nghệ số, chuyển đổi số, số hóa trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước nhằm nâng cao nhận thức, thay đổi phương thức, đổi mới tư duy làm việc, thời quan qua đã đạt được những kết quả đáng kể, trong đó có nhiệm vụ triển khai dịch vụ công chứng thực điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
          Tại khoản 9 Điều 3 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử (gọi chung là Nghị định số 45/2020/NĐ-CP), cụm từ “chứng thực bản sao điện tử từ bản chính” được hiểu là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.
          Hiện nay mới chỉ triển khai dịch vụ công chứng thực điện tử từ bản chính cho cơ quan có thẩm quyền  thực hiện chứng thực là Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã theo hướng dẫn của Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, đây là một quy trình chuyển đổi số hóa các loại giấy tờ, văn bản bằng giấy và các dạng văn bản điện tử chưa được số hóa lên môi trường điện tử và đảm bảo giá trị pháp lý như bản chính với những đặc điểm như sau:
 
Thứ nhất, bản chính để chứng thực là dạng văn bản giấy, tập tin (file) điện tử chưa được số hóa; kết quả của bản sao chứng thực điện tử từ bản chính được định dạng file điện tử (.pdf) được số hóa, kết nối, chia sẻ và lưu trữ với nhiều phương thức đa dạng nhưng vẫn đảm bảo các quy định về pháp luật chứng thực như Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và các văn bản liên quan khác.
          Thứ hai, thẩm quyền, địa điểm, giấy tờ, văn bản làm cơ sở để thực hiện, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và thực hiện chứng thực, thời hạn thực hiện và việc gia hạn thời hạn, lệ phí và các chi phí khác, chế độ lưu trữ của bản sao điện tử từ bản chính (gọi tắt là bản sao điện tử) được thực hiện theo quy định pháp luật về lĩnh vực chứng thực[1].
          Thứ ba, giá trị pháp lý, hình thức, quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được Văn phòng Chính phủ xây dựng, đảm bảo trên cơ sở góp ý của Bộ Tư pháp; người thực hiện thao tác nghiệp vụ trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (quantri.dichvucong.gov.vn) được hướng dẫn tại Công văn số 5438/VPCP-KSTT ngày 06/7/2020 của Văn phòng Chính phủ.
          Thứ tư, bản sao điện tử được lưu trữ, sao chép, chia sẻ tùy vào mục đích sử dụng, pháp luật không quy định thời hạn hay giới hạn số lượng sử dụng, sao chép kết quả của bản sao điện tử.
          Thứ năm, đối với người dân và doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công của tỉnh có liên kết với Cổng Dịch công quốc gia hay đơn giản chỉ cần cung cấp địa chỉ thư điện tử để yêu cầu dịch vụ công chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.
          Việc triển khai dịch vụ công chứng thực bản sao điện tử từ bản chính mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đó là: (1) Chỉ cần chứng thực bản sao điện tử từ bản chính một lần và sử dụng kết quả không giới hạn số lượng; (2) Tiết kiệm thời gian, chi phí, đi lại đáng kể cho người dân, doanh nghiệp: (3) Đối với cơ quan nhà nước và doanh nghiệp chỉ cần yêu cầu cung cấp bản sao điện tử một lần, lần tiếp theo không cần yêu cầu cung cấp đối với thủ tục hành chính tương tự; (4) Được đảm bảo giá trị pháp lý, rút gọn trình tự đối chiếu, xuất trình để kiểm tra như bản giấy; (5) Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và chứng thực bản sao từ bản chính (bản giấy) là hai hình thức song song mà pháp luật không bắt buộc lựa chọn, vì vậy người dân, doanh nghiệp có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực thực hiện một trong hai hình thức hoặc cả hai hình thức trong một lần yêu cầu cho cùng một loại giấy tờ bản chính (lưu ý mỗi hình thức là một số hồ sơ khác nhau).
  Hiện nay, trên địa bàn tỉnh Gia Lai đã triển khai nhiệm vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và đạt kết quả tỉ lệ 88.2% triển khai trên toàn tỉnh, vượt 53.2% so với tỉ lệ 35% đơn vị cấp xã cung cấp dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo quy định Nghị quyết số 01/NQ-CP ngày 01/01/2021 của Chính phủ về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự toán ngân sách nhà nước năm 2021, cụ thể: UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh đã bố trí công chức Tư pháp - Hộ tịch phụ trách lĩnh vực chứng thực tiếp nhận hồ sơ yêu cầu cấp bản sao điện tử từ bản chính khi có yêu cầu; số đơn vị UBND cấp xã đã triển khai: 194/220 xã, phường, thị trấn đạt tỉ lệ 88.2%; số đơn vị UBND cấp xã chưa triển khai: 26/220 xã, phường, thị trấn đạt tỉ lệ 11.8%; số đơn vị UBND cấp xã có phát sinh hồ sơ: 309 hồ sơ tính từ ngày 01/1/2021 đến 10/9/2021; cơ bản đã đảm bảo cơ sở vật chất để phục vụ công tác chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như máy tính, đường truyền mạng, máy scan và các trang thiết bị cần thiết khác[2].
          Việc triển khai dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên địa bàn tỉnh Gia Lai đã đạt được kết quả cao, vượt so với mức tối thiểu 35% nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên trong quá trình triển khai cũng đặt ra nhiều vấn đề khó khăn, điển hình như: Đường truyền kết nối mạng ở một số đơn vị chưa ổn định, làm mất nhiều thời gian cho công tác hướng dẫn thực hiện trực tiếp; Cổng Dịch vụ công quốc gia thường xuyên bị lỗi kết nối plugin và driver USB ký số, chứng thư số dẫn đến việc mất nhiều thời gian để xử lý hồ sơ. Đối với người thực hiện, thủ tục này yêu cầu phải có sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan từ lãnh đạo, văn thư đến công chức tư pháp - hộ tịch, đồng thời đội ngũ này phải có kiến thức cơ bản về tin học văn phòng để triển khai được đồng bộ. Một số đơn vị cấp xã chưa trang bị máy photocopy có chức năng scan hoặc máy scan chuyên dụng để thực hiện scan tất cả các giấy tờ phức tạp khi có yêu cầu chứng thực bản sao điện tử. Nhiệm vụ triển khai dịch vụ công chứng thực bản sao từ điện tử từ bản chính chỉ là bước đầu tiên phong, giúp đưa các giấy tờ, văn bản chưa được số hóa của người dân, doanh nghiệp lên môi trường điện tử, từ đó dễ dàng triển khai một loại các dịch vụ công mức 3, mức 4 nhất là trong bối cảnh tình hình dịch bệnh Covid-19 đang diễn biến phức tạp như hiện nay.
          Để dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên địa bàn tỉnh được triển khai đồng bộ, hiệu quả, thiết nghĩ cần thực hiện một số giải pháp sau:
          Một là, UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh cần tiếp tục nghiên cứu các quy định để góp phần xây dựng, hoàn thiện hệ thống thể chế của nền hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực tại địa phương; nâng cao nhận thức của người dân, doanh nghiệp và cả cơ quan nhà nước về tầm quan trọng cũng như lợi ích đem lại của việc chứng thực bản sao điện tử; thường xuyên đánh giá, nâng cấp, thay mới trang thiết bị phục vụ công tác.
Hai là, các sở, ban, ngành và chính quyền địa phương cần có phương án hỗ trợ giúp người dân, doanh nghiệp tiếp cận, sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4, đẩy mạnh tiếp nhận thủ tục hành chính trên môi trường điện tử để người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện dịch vụ mọi lúc, mọi nơi, trên các phương tiện khác nhau.
Ba là, Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh và Bộ phận Một cửa của UBND cấp huyện cần xây dựng, tuyên truyền, hướng dẫn cho người dân, doanh nghiệp tham gia, tạo lập tài khoản trên Cổng Dịch vụ công của tỉnh, Cổng Dịch vụ công quốc gia khi người dân có yêu cầu thủ tục hành chính, từ đó chia sẻ từ kho dữ liệu cá nhân mà không cần chuẩn bị, xuất trình như trước đây. Đối với cơ quan nhà nước cần triển khai việc tiếp nhận thành phần hồ sơ có bản sao điện tử khi giải quyết các yêu cầu thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền, tạo cơ sở thúc đẩy số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
Bốn là, các cơ quan, đơn vị, địa phương cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, số hóa trong cơ quan nhà nước nhằm thúc đẩy hoàn thành xây dựng Chính quyền điện tử, Chính quyền số góp phần đổi mới phương thức làm việc, trong đó chú trọng việc sử dụng chứng thư số, chữ ký số bằng SIM thay cho các USB như trước đây, để thuận tiện làm việc mọi nơi, mọi lúc trên các thiết bị di động như điện thoại, máy tính sách tay,  máy tính bảng.
        Năm là, Sở Thông tin và Truyền thông cần chuẩn bị các yêu cầu kỹ thuật phục vụ kết nối giữa nền tảng tích hợp chia sẻ dữ liệu của tỉnh với các hệ thống của Trung ương và xây dựng Cổng Dịch vụ công của cấp huyện, tỉnh duy trì kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cổng Dịch vụ công quốc gia nhằm đưa thông tin, kết quả thủ tục hành chính đã được số hóa liên quan đến người dân, doanh nghiệp vào vận hành, khai thác, kết nối, chia sẻ, liên thông dữ liệu để khi có yêu cầu thủ tục hành chính, người dân, doanh nghiệp không phải cung cấp lại.
Sáu là, lãnh đạo các xã, phường, thị trấn vừa làm công tác chỉ đạo vừa là người thực hiện chứng thực, vì vậy rất cần sự nhận thức và quyết liệt trong công tác chỉ đạo triển khai, đây là yếu tố con người mang tính chủ quan được xem là trọng nhất trong việc triển khai thành công các nhiệm vụ cải cách hành chính ở địa phương nói chung và triển khai dịch vụ công chứng thực bản sao điện tử từ bản chính nói riêng./.
Quốc Vinh
 

[1] Tại khoản 3 Điều 10 của Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.
[2] Số liệu được trích tại Báo cáo số 211/BC-STP ngày 14/9/2021 của Sở Tư pháp về tình hình, kết quả công tác cải cách hành chính quý III năm 2021.
Số lượt xem: 91

Các tin khác